Работа секретарем — основные преимущества и недостатки

Секретарь входит в перечень профессий, которые всегда будут востребованы, так как на любом уважающем себя предприятии обязательно присутствует данная должность. Что же из себя представляет эта профессия, какие в ней есть плюсы и минусы?

Бытует ошибочное мнение, что секретарь – это красивая девушка, которая только и делает что готовит начальнику кофе и проводит к нему посетителей. На самом деле круг обязанностей секретаря гораздо шире и разнообразнее и заключается в следующем:

1. Прием телефонных звонков, их переадресация в другие отделы.
2. Прием заявлений.
3. Ведение журналов входящей и исходящей документации.
4. Прием посетителей.
5. Планирование распорядка дня начальника, напоминание ему о важных встречах.
6. Организация оперативных совещаний, светских приемов.

Для того чтобы работать секретарем, необходимо обладать следующими качествами:

1. Коммуникабельность.
2. Дипломатичность.
3. Тактичность.
4. Доброжелательность.
5. Организованность.
6. Профессионализм.

Плюсы профессии

Секретарь – это правая рука руководителя, он находится ближе всех к руководству и потому всегда в курсе дел, происходящих на предприятии. Этим преимущества профессии не ограничиваются. К ним также можно отнести:

• Как начало карьеры секретарь – идеальная должность, потому что приобретаются навыки работы с клиентами и сотрудниками по работе, расширяются навыки организаторской работы, изучается делопроизводство.
• Поскольку секретарь – лицо компании, человек, занимающий эту должность может приобрести полезные знакомства, что в дальнейшем может помочь строить карьеру.
• Должность не требует специального образования, потому даже будучи технологом, при отсутствии других вариантов работы, можно устроиться на время секретарем. К счастью, профессия всегда востребована, потому легко можно найти подходящий для себя вариант с хорошей зарплатой.
• Работа секретарем не предусматривает командировок и не слишком обременительна, потому можно параллельно учиться и получать второе высшее образование.
• Должность предусматривает работу со всеми сотрудниками предприятия, секретарю легче продвинуться по службе на предприятии. Как только в одном из отделов появится вакансия, при наличии соответствующего образования, секретарь может получить повышение.

Минусы профессии

Преимуществ у должности немало, однако все же не всем людям эта работа подходит в силу своей специфики. К недостаткам профессии относят:

• Секретарь не имеет право плохо выглядеть, даже если в личной жизни проблемы или не удалось выспаться. Обычно на должность берут красивых девушек, которые заботятся о своем внешнем виде. Причина проста, руководитель думает о том, чтобы в приемной сидела доброжелательная и милая девушка, которая понравится посетителям и займет их непринужденным разговором, пока руководитель занят. Потому несмотря на обилие проблем, нужно постоянно улыбаться и оставаться доброжелательной.
• Предприятия разные и если в приемную строительной фирмы заходят контрагенты для заключения договоров, то в приемную жилищной конторы или предприятия из другой сферы коммунальных услуг чаще всего заходят жалобщики, которые начиная с приемной рассказывают о том, что свои услуги исполнитель не оказывает и не понятно за что ему нужно платить деньги. Такие посетители здорово портят нервы и оставаться спокойным, когда повышают голос и возмущаются, достаточно непросто. А при этом секретарь должен сделать все возможное, чтобы посетитель успокоился и не поднимал шум в приемной, а также был уверен, что решением его проблемы займутся и все благополучно разрешится. Выполнение обязанностей, связанных с такими стрессовыми ситуациями, не может не влиять на настроение и потому нередко от негативных ситуаций, произошедших на работе, страдают и домочадцы.
• Секретарь не имеет право опоздать, так как начальству без его помощи не обойтись. Также возникают сложности и с тем, чтобы отпроситься раньше, поскольку если в отделах, где работает несколько сотрудников, есть возможность замены, то секретаря заменить не может никто.
• Работа на этой должности однообразна и скучна, потому очень быстро может надоесть, особенно если на это место устроился амбициозный и целеустремленный человек.
• Возможности для профессиональной реализации отсутствуют, так как в основном от секретаря требуется подавать кофе, отвечать на звонки и встречать посетителей. Потому ни о каком профессиональном росте говорить не приходится.
• Зарплата у секретарей обычно низкая, есть возможность устроиться на место с хорошей зарплатой, но с условием, если есть навыки работы со специальными программами на компьютере, кроме пользовательских, а также если есть знание иностранного языка.
• Нередко на этой должности ненормированный рабочий день, так как приходится приходить раньше руководителя, чтобы подготовить все необходимые документы, а уходить позже, чтобы закрыть приемную.

Выводы

У каждой профессии есть свои недостатки и преимущества, потому выбирая себе специальность, необходимо изучить ее специфику. На первый взгляд кажется, что работать секретарем просто, однако наряду с приготовлением кофе и подготовкой документов, профессия требует от человека стрессоустойчивости и дипломатичности, так как посетители, пришедшие в приемную, приходят по разным причинам, кто-то решить текущие вопросы, кто-то пожаловаться, а могут приехать правоохранительные органы или прокуратура с обыском. Так что нужно быть готовым ко всему.

Одним из существенных минусов является то, что работа не предусматривает профессиональной реализации и спустя год делать однообразную работу может надоесть и захочется сменить профессию.