Плюсы и минусы электронного документооборота

Электронный документооборот или ЭДО все смелее и чаще внедряется в нашей стране. На новую систему подготовки, согласования и отправки документов без применения бумажных носителей, переходят и крупные компании, и небольшие фирмы, и государственные структуры.

В наше время, когда разные новинки и усовершенствования появляются чуть ли не каждую секунду, хочется понять, стоит ли уделять внимание этому изобретению или о нем забудут через несколько лет как о пейджерах или заряженной экстрасенсом воде.

Как и в любом явлении во внедрении системы электронного оборота документов есть свои достоинства и недостатки.

Как это работает

Работа в системе во многом напоминает действия, которые мы производим, пользуясь электронной почтой. Основное отличие состоит в том, что поступивший исполнителю документ не статичен. Его можно редактировать, создавать по нему поручения, дополнительные задачи и все это в едином виртуальном пространстве для каждого документа.

Наряду с этим система сохраняет все основные принципы бумажного делопроизводства. Поступая в организацию документ, получает электронный входящий номер, затем директор расписывает его руководителю подразделения, указывая дату исполнения и уточняя свое поручение. Далее документ следует до непосредственного исполнителя. Исполнитель может прочесть документ, увидеть, когда он поступил, какой установлен срок исполнения, кто еще работает с этим документом.

Плюсы

В целом система позволяет в значительной степени упорядочить делопроизводство в любой организации. Например, она не разрешит присвоить один и тот же номер нескольким входящим или исходящим документам, так как это происходит автоматически.

Электронный документооборот дает возможность отследить статус каждого документа в реальном времени. Узнать, кто над ним работает в данный момент. В отличие от бумажного документа нерадивый сотрудник не может его потерять ни случайно, ни умышленно. Даже удаленные документы сохраняются и подлежат восстановлению. Это улучшает дисциплину сотрудников. Так как в системе видно кто и когда открывал документ, редактировал его, кто задерживает документ.

Увеличивает скорость работы. Например, если бумажный документ нужно было нести в другое здание для согласования, и секретарь мог потратить на это не один час, накапливая корреспонденцию, то при работе с ЭДО каждый документ индивидуально попадает к сотруднику за доли секунды.

ЭДО облегчает редактирование документа. Обычно все редакции документа система сохраняет. При необходимости к какой-то версии можно вернуться.

Система положительно влияет на организацию труда руководства. Его функции по поручению конкретного документа определенному сотруднику можно распределить между заместителями или отдать канцелярии. При этом дублирование поручений будет исключено. Система не допустит этого.

В отличие от бумажных документов, сотни и даже тысячи электронных документов можно всегда иметь при себе, организовав удаленный доступ к программе через интернет. Таким образом, сотрудники смогут выполнять работу в системе, находясь в командировке, на больничном или даже в отпуске.

Так как ЭДО позволяет видеть дату поступления документа и срок его исполнения, это дает возможность организовать планирование работы. Можно установить фильтр и расположить все документы по очереди, согласно которой их нужно сдавать. Ничего не потеряется.

Поисковая система ЭДО позволяет искать документ по различным параметрам. Для этого необязательно знать даже его реквизиты, достаточно просто представлять, о чем говорится в документе, и найти его по нескольким ключевым словам.

Благодаря системе у каждого сотрудника под рукой будет полная структура организации с именами, должностями и телефонами, а так же огромная адресная книга. Так как все адреса, по которым организация когда-либо направляла, система сохраняет и позволяет при необходимости найти.

Система позволяет экономить огромное количество бумаги, что в нашу эпоху экологических катаклизмов является значительным вкладом в сохранении экологии нашей планеты.

Минусы

• Необходимо потратить средства и время на покупку, и налаживание программного обеспечения.
• Нужно будет обучить сотрудников пользоваться системой и пережить довольно болезненный переходный период.
• Отдельной заботой станет безопасность. Документы будут доступны многим лицам. Отрегулировать уровни допуска, оформить электронные подписи – все это потребует времени и опять-таки финансовых вложений.
• В штат нужно будет взять квалифицированного администратора системы, который должен будет ежедневно консультировать сотрудников организации по возникающим проблемам и вопросам, поддерживать систему в рабочем состоянии.
• В целях сохранения электронной базы документов периодически нужно будет проводить их резервное копирование, предусмотреть процедуру хранения копий, режим доступа к ним.
• Отсутствие ЭДО у партнеров и коллег приведет к параллельному существованию двух систем – электронной и бумажной.

Вывод

Если в компании работает большое количество сотрудников, ее структура достаточно разветвленная, то электронный документооборот ей необходим. Внедрение ЭДО позволит снять многие  насущные проблемы, увеличить производительность труда. Если же речь идет о маленькой фирме, ведущей вялую переписку, то усилия и затраты на внедрения оправданы только в том случае, если она взаимодействует с компаниями, где система ЭДО является привычным рабочим инструментом.  В противном случае, это будет просто недешевая модная игрушка.