1с в облаке: что это, плюсы и недостатки

Облачные технологии (работа с различными данными в любой точке земного шара, где есть интернет) активно используются не только большими компаниями, но и малым бизнесом. Для последнего появились сервисы, которые позволяют вести учет, не приобретая дорогостоящие программные продукты. Компания 1С, которая является одним из лидеров на рынке автоматизированных систем учета, вывела на рынок свои решения для предприятий различного уровня.

Что такое 1С в облаке?

Облачная 1С представляет собой набор программ для ведения учета. Все данные размещаются на отдельном сервере, доступ к которому надежно защищен как физически (он расположен в дата-центре с резервными мощностями обеспечения энергией, системами автоматического пожаротушения и контроля доступа), так и программно.

Облачная 1С обладает следующими функциями:

Отражение фактов хозяйственной деятельности в специализированной программе.
Подготовка необходимой управленческой и бухгалтерской отчетности.
Начисление зарплаты, компенсаций во время болезни, отпускных и других подобных выплат, учет движения сотрудников, подготовка отчетности во внебюджетные фонды РФ.
Проверка добросовестности контрагента: получение выписки из ИФНС, оценка рисков, контроль участия в судебных разбирательствах, наличия исполнительных листов.
Сдача отчетности по цифровым каналам связи (без посещения офиса налоговой инспекции).

Для работы в облачной 1С достаточно иметь стабильный доступ в Интернет. Поэтому вести учет и получать необходимую информацию можно практически в любом месте. Оплачивать требуется только доступ к необходимым программным продуктам и базе данных. Приобретать оборудование или сами прикладные решения 1С не требуется.

Плюсы 1С в облаке

Преимущества ведения облачной бухгалтерии:

Оптимизация затрат. Данный способ организации работы не требует приобретения рабочих станций, серверов, программного обеспечения. Кроме того, ведение учета из любой точки земного шара, где есть интернет, позволяет привлекать специалистов из регионов с более низкими затратами, что также снижает затраты. Отсутствует и необходимость в аренде помещений для бухгалтерии (можно работать из дома).
Мобильность. Любой сотрудник компании или руководитель может получить необходимые данные в любом месте. Это позволяет принять важное решение оперативно и с полной оценкой текущей ситуации. Для малого и среднего бизнеса такая возможность создает дополнительное конкурентное преимущество.
Создание единого информационного пространства. Поскольку программа и база данных находится на сервере, который доступен из любой точки страны, где есть интернет, все филиалы и другие обособленные подразделения могут вносить данные и получать отчеты в удобное для них время. Такая возможность обеспечивает и дополнительный уровень контроля. Оценивать эффективность работы подразделения можно в режиме реального времени.
Поддержание программ в актуальном состоянии. В бухгалтерском и налоговом учете постоянно происходят изменения. Компания-разработчик оперативно адаптируют свои системы. При использовании облачной 1С все изменения автоматически производятся в программных продуктах. Это минимизирует риск использования неправильных форм или ставок налогов.
Сохранность данных. Облачный сервис подразумевает автоматическое резервное копирование баз данных. Кроме того, за всем оборудованием следят квалифицированные специалисты, что делает вероятность сбоя минимальной.
Безопасность информации. Базы данных хорошо защищены на физическом и программном уровне. В дата-центрах используются все современные технологии защиты от вредоносных программ и различных вирусных атак.

Для некоторых компаний главным преимуществом использования облачных технологий для ведения учета является недоступность базы данных для контролирующих органов или рейдеров. Если изъять все компьютеры в офисе, информация останется недоступной, поскольку она хранится на сервере в дата-центре. Следовательно, предприятие может спокойно продолжать свою деятельность, своевременно отражая хозяйственные операции и составляя отчеты.

Минусы 1С в облаке

В качестве недостатков использования облачной 1С можно отметить:

Необходимость наличия стабильного доступа в интернет. Если неожиданно пропадает доступ в интернет, работать становится невозможно. Поэтому необходим устойчивый канал связи, а это может потребовать дополнительных затрат. Если для компании критически важен постоянный доступ к учетным программам, то придется профинансировать устройство одного или нескольких резервных каналов доступа.
Наличие всей коммерческой информации в интернет. Несмотря на различные ступени защиты данных, вероятность доступа к ней третьих лиц существует. Наиболее уязвимым местом является сам канал передачи данных. Провайдеры услуги по работе в 1С в облаке используют, конечно, различные технические и программные способы защиты данных во время их передачи (кодировка и так далее), но это не обеспечивает стопроцентной защиты.
Необходимость постоянного внесения абонентской платы. Приобретая отдельный продукт, компании придется заплатить только один раз. Работа в 1С в облаке требует регулярного внесения абонентской платы. Принимая решение о выборе варианта работы, рекомендуется оценивать экономическую целесообразность обоих способов работы. Также следует учитывать, что при покупке отдельного продукта потребуется заключить соглашение о послепродажном обслуживании, чтобы поддерживать свою программу в актуальном состоянии.

Вывод

Итак, использование облачных технологий в бухгалтерском и налоговом учете имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Положительных значительно больше, но при принятии решения о заключении договора на использование 1С в облаке следует учитывать задачи, которые стоят перед компанией и особенности ее деятельности.