Плюсы и минусы контроля в менеджменте

Независимо от размеров и вида деятельности предприятия его успешное существование невозможно без управления. Какими бы квалифицированными и компетентными ни были работники, без планов и контроля за их реализацией неминуемо последуют хаос, разрушение коллектива, стагнация и умирание фирмы. Поэтому любой студент, обучающийся по экономической специальности, знает, что контроль является одной из основных функций в науке и практике управления (менеджмента). Что же он из себя представляет?

Что понимают под контролем в менеджменте?

Работа в организации строится из последовательности взаимосвязанных действий по достижению менеджером с помощью других работников поставленной цели. Цель – это желаемый или ожидаемый результат, которого необходимо добиться коллективу сотрудников к конкретной дате в будущем. Цели разрабатываются руководителем в процессе планирования и сообщаются членам организации. В течение периода движения к цели могут произойти события, влияющие на ее достижение. Например, значительно усилит позиции конкурент, или совершит новый скачок роста инфляция, и работники откажутся выполнять весь перечень обязанностей без повышения заработной платы, или обнаружатся ошибки в планировании и работе исполнителей, или выйдет новый закон, запрещающий выбранный топ-менеджером подход, или повысят ставки налогов.

Непредвиденные обстоятельства, произошедшие внутри или вне организации, могут заставить ее отклониться от исходной траектории.

Контроль заключается в следующем:

Измерение того, что было достигнуто за назначенный период.
Сравнение достигнутого с намеченным.
При необходимости корректировка отклонений (если они превысили допустимую величину).

Плюсы

Поддерживает уровень дисциплины и выявляет недобросовестных работников. Не секрет, что многие офисные работники в рабочее время используют Интернет в личных целях: общаются в социальных сетях и мессенджерах. читают новости и скачивают файлы, не имеющие отношения к работе. посещают сайты знакомств, чаты и форумы. У некоторых работников посторонние дела занимают большую часть рабочего времени. Бороться с этими явлениями помогают автоматизированные системы мониторинга, подсчитывающие потери времени и высылающие отчеты о них руководителям.
Обнаруживает системные ошибки. Можно найти убыточные направления деятельности и виды продукции и избавиться от них.
Помогает вовремя расширить/ сократить штат. Обнаруживает участки, где не хватает или слишком много работников.
Мониторит выполнение задач в ходе реализации. Текущий контроль помогает указать сотрудникам на неправильность их действий до завершения работ и вовремя исправить ошибки.
Ограничивает нанесение вреда организации. Например, не придется оплачивать простои бригады отделочников, если к сроку не завезли материалы, или отдирать обои и заново выравнивать стену.

Минусы

Демотивация. Безответственные разозлятся из-за того, что будет меньше возможностей для отлынивания. Добросовестные же сотрудники могут расценить контроль как проявление недоверия управленца. Как те, так и другие в итоге могут снизить производственную эффективность.
Чрезмерное ограничение свободы. Некоторые начальники пытаются контролировать каждое действие подчиненных. Часто завышенное внимание к мелочам не позволяет увидеть ситуацию в целом, осознать, что причиной слабой продуктивности являются неудовлетворительно отлаженные бизнес-процессы.
Недопонимание важности контроля. Закупка и установка тахографов, а потом блоков криптозащиты к ним, GPS-навигаторов, оплата страхования ответственности за здоровье и жизнь пассажиров – вот неполный перечень дополнительных расходов, необходимость несения которых почти одновременно возникла перед владельцами междугородних автобусов. Конечно, СМИ о нововведениях предупреждали заранее, но большинство перевозчиков нерегулярно интересуется новостями и даже отслеживающие их не все могли сделать к нужному сроку необходимые действия. Кроме того, не оказалось в продаже достаточного количества тахографов с криптозащитой. При этом обрушившиеся затраты нельзя было заложить в стоимость услуг, поскольку государство всегда ограничивает тариф на перевозки людей.
Если руководство не успеет вовремя предсказать возможные отклонения от курса и не имеет отлаженного механизма анализа воздействия перемен на бизнес, то предприятие может понести значительные затраты и даже оказаться за порогом выживания.
Получение искаженной информации. Например, менеджеры могут сознательно недооценить величину возможных доходов, чтобы увеличить вероятность получения премии и ее размеры.
Просчеты и кумуляция ошибок. Вовремя не исправленные ошибки с анализом внешней среды переплетаются с ошибками внутри организации по оценке поведения потребителей. Например, перевозчик не ожидал, что пустят автобусы по вновь открытому участку транспортной сети. Не предвидел, что пассажирам понравится ездить по новому маршруту конкурента, позволяющему экономить 10 минут на поездке, ведь он немного короче по длине и имеет участок с редкими остановками, где почти никто не садится. Закупая большое количество ПАЗов для большей прибыли, он не учел, что люди предпочтут низкопольные и более комфортабельные автобусы, пусть и курсирующие с несколько большим интервалом.
Неточный контроль. Важно правильно отрегулировать величину отклонений. Если установить слишком большую, то размер проблемы может стать значительным, а если очень маленькую, то это отнимает много времени и становится слишком дорого.
Чрезмерная бюрократизация процесса контролирования. Возможна, когда для получения какого-либо разрешения следует обойти для сбора подписей много инстанций. Поэтому бывают случаи, когда на контроль правительственной программы тратится больше средств, чем на ее выполнение.

Выводы

Контроль не зря относят к одной из ключевых функций менеджмента. Просчеты с его осуществлением не обязательно приводят к убыткам и банкротству, но организация может барахтаться в гуще постоянного чередования кризисов, а руководители считают это состояние неизбежным. Но он должен быть не только полезным, но и эффективным, чтобы выгоды от его использования превышали затраты на него.